כאשר מוציאים חשבונית רכש יש מסלול מסוים שעוברים עד שמגיעים להפצת החשבונית עצמה. החשבונית מתחילה את דרכה כבר בהוצאת הזמנה או הפקת חשבון עסקה וחשוב שמערכת הפקת חשבונית רכש תהיה יעילה החל מרגע הזמנת הרכש וההזמנה שנועדה לספק ללקוח מוצר שלם עד מסלולים כמו חיפוש במלאי, הפקת דוחות והרשאות, איתור משתמשים, מעבר בין מסלול אישורים וכולי.
כיום יש מערכות כמו ERP , חשבשבת ומערכת פריורטי שמאפשרות הוצאת אישור לחשבוניות רכש בצורה הטובה ביותר.
אבל כיצד מוציאים חשבוניות באופן נכון? הנה כמה דגשים:
- בתחילה יש לבדוק האם המוצר הפריט שאתם צריכים נמצא במלאי. מערכות אי אר פי למשל יאפשרו לכם לבצע את הבדיקה הזאת במהירות ולהבין האם יש חוסרים או אם אתם צריכים לקנות מוצרים חדשים וכיצד עליכם לנהל את הרכב בצורה נכונה.
- השלב השני בניהול רכש הוא הבנה ממי מזמינים את המוצר ומאיזה ספק ואיך מבצעים הזמנת רכש על הצד הטוב ביותר. באמצעות פורטל ספקים תוכלו לבצע השוואות מחירים, למצוא ספקים חדשים, להבין מי הספק הטוב והיעיל ביותר וממי כדאי להזמין. ולאחר מכן תוכלו גם לבצע קליטת חשבוניות של ספקים .
- מבצעים הזמנת רכש יש לא מעט מסלולים שתצטרכו לעבור בתוך הארגון החל מאישור של הממונים עליכם לביצוע ההזמנה עד לשינוע, הובלה וכולי.
- הזמנה ושחרור פריט ממכס הן פעולות שתצטרכו לבצע. שחרור פריט ממכס חייב להיעשות על הצד הטוב ביותר לשם כך דרושה מערכת שתספק לכם גישה למסמכים מהמכס , אל טפסי הזמנה, חשבוניות ועוד.
חפשו אחר מערכת ארגונית שתאפשר לכם לבצע הזמנות רכש בצורה הטובה ביותר, כדי שאתם תוכלו לנהל אותו בדרך היעילה והנכונה ביותר.
